Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 16 september 2026

Jouw privacy is belangrijk. Daarom ga ik zorgvuldig om met de persoonsgegevens die je met mij deelt. Hieronder lees je welke gegevens Balance by Elke verwerkt, waarom dat gebeurt en welke rechten je hebt.

1. Wie verwerkt jouw gegevens?

Balance by Elke Meuris
Ondernemingsnummer: BE 1027.703.221
E-mail: info@balancebyelke.be
Website: balancebyelke.be

Balance by Elke Meuris is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

2. Welke gegevens verwerk ik?

Welke gegevens ik verwerk, hangt af van de manier waarop je contact met mij opneemt en of je begeleiding volgt.

Het kan gaan om je naam, e-mailadres, telefoonnummer, afspraakgegevens, facturatiegegevens en de inhoud van berichten die je via het contactformulier, e-mail of WhatsApp verstuurt.

Wanneer je begeleiding volgt, kan ik ook informatie verwerken die relevant is voor jouw hulpvraag en begeleiding. Denk aan informatie over je welzijn, gezondheid, werk, gezin of relaties, maar ook aan notities, reflecties, oefeningen en eventuele verslagen.

Sommige van deze gegevens kunnen volgens de privacywetgeving gevoelige of bijzondere persoonsgegevens zijn. Met deze informatie ga ik extra zorgvuldig om.

Daarnaast kunnen bij het gebruik van de website technische gegevens worden verwerkt, zoals je IP-adres en browserinformatie.

3. Waarom verwerk ik jouw gegevens?

Ik gebruik jouw gegevens alleen wanneer dat nodig is voor een duidelijk doel. Bijvoorbeeld om jouw vraag te beantwoorden, een gratis kennismaking of individuele sessie te plannen, jouw begeleiding voor te bereiden en op te volgen, documenten met je te delen of betalingen en facturatie te verwerken.

De gratis weggever op mijn website kan worden bekeken zonder dat je daarvoor je naam of e-mailadres hoeft achter te laten.

Schrijf je je vrijwillig in voor mails van Balance by Elke? Dan gebruik ik je gegevens om je de mails te sturen waarvoor je je hebt ingeschreven. Je kunt je hiervoor op ieder moment opnieuw uitschrijven.

Daarnaast kunnen bepaalde gegevens nodig zijn om mijn website veilig te laten functioneren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke basis verwerk ik jouw gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerk ik persoonsgegevens omdat dit nodig is om een overeenkomst met jou uit te voeren, omdat ik een wettelijke verplichting heb, omdat je daarvoor toestemming hebt gegeven of, waar van toepassing, op basis van een gerechtvaardigd belang.

Tijdens begeleiding kan gevoelige informatie worden verwerkt, waaronder gegevens over je gezondheid. Hiervoor geldt extra bescherming. Wanneer jouw uitdrukkelijke toestemming voor een bepaalde verwerking vereist is, zal ik die vragen.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je die toestemming later opnieuw intrekken.

5. Waar worden jouw gegevens bewaard?

Afhankelijk van het doel kunnen persoonsgegevens worden bewaard in mijn beveiligde digitale administratie en in digitale diensten die ik gebruik voor mijn praktijk, zoals OneDrive, Google Drive, Gmail, Google Agenda, Google Forms, gekoppelde administratieve bestanden en mijn facturatie- of boekhoudomgeving.

Wanneer je het Balance Traject volgt, kunnen documenten en materialen daarnaast met jou worden gedeeld via een persoonlijke digitale map.

WhatsApp kan binnen het Balance Traject worden gebruikt voor de afgesproken ondersteuning tussen sessies door. Ook wanneer je zelf via WhatsApp contact met mij opneemt, worden de gegevens verwerkt die je via dat kanaal deelt.

Ik verzamel en bewaar alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.

Voor bepaalde digitale diensten werk ik met externe dienstverleners. Wanneer zij persoonsgegevens in mijn opdracht verwerken, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over de bescherming daarvan.

Sommige digitale dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, moeten daarvoor de wettelijk vereiste waarborgen aanwezig zijn.

6. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Daarbij worden in principe de volgende bewaartermijnen gehanteerd:

• Cliëntdossiers en inhoudelijke begeleidingsgegevens: tot 5 jaar na het einde van de begeleiding.
• Cliëntovereenkomsten, gegevens uit de eerste individuele sessie en toestemmingen: tot 5 jaar na het einde van de begeleiding.
• Persoonlijke digitale map binnen het Balance Traject: tot 1 jaar na het einde van het traject. Daarna wordt de toegang ingetrokken en wordt de map verwijderd.
• Agenda-afspraken: tot 2 jaar na de afspraak.
• Gegevens van gratis kennismakingen waarbij geen begeleiding wordt gestart: tot 1 jaar na het laatste contact.
• E-mail- en WhatsAppcommunicatie: wordt periodiek opgeschoond wanneer de communicatie niet langer nodig is. Relevante informatie die noodzakelijk blijft voor de begeleiding kan worden opgenomen in het cliëntdossier en volgt dan de bewaartermijn van dat dossier.
• Facturen en boekhoudkundige documenten: gedurende de wettelijk toepasselijke bewaartermijn, in principe 10 jaar.
• Gegevens voor mailings: zolang je hiervoor toestemming geeft. Wanneer je je uitschrijft, word je uit de actieve verzendlijst verwijderd. Een minimale registratie kan worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om jouw uitschrijving of eerdere toestemming te kunnen aantonen.
• Cookies en analytische gegevens: volgens de bewaartermijnen van de gebruikte cookies en analysetools, zoals verder beschreven in het cookiebeleid.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn en er geen wettelijke of andere geldige reden bestaat om ze nog te bewaren, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

7. Deel ik jouw gegevens met anderen?

Ik verkoop jouw persoonsgegevens niet en geef ze niet door aan derden voor commerciële doeleinden.

Soms is het wel nodig dat een dienstverlener gegevens verwerkt om mijn praktijk te laten functioneren. Denk bijvoorbeeld aan diensten voor website en hosting, e-mail, digitale opslag, administratie, facturatie of boekhouding.

Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor mijn dienstverlening, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben.

8. E-mail en WhatsApp

Je kan met mij communiceren via e-mail en WhatsApp.

Binnen het Balance Traject kan WhatsApp deel uitmaken van de afgesproken ondersteuning tussen de sessies door. WhatsApp is geen crisisdienst en wordt niet permanent opgevolgd.

Omdat elektronische communicatie nooit volledig vrij van risico is, deel je via deze kanalen best alleen informatie die nodig is voor jouw vraag of begeleiding.

9. Weggever en e-mails

De gratis weggever van Balance by Elke is rechtstreeks toegankelijk zonder dat je daarvoor je naam of e-mailadres hoeft achter te laten.

Je kunt je afzonderlijk en vrijwillig inschrijven voor mails van Balance by Elke. Wanneer je dat doet, gebruik ik je e-mailadres om je de mails te sturen waarvoor je je hebt ingeschreven.

Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken en je uitschrijven voor deze mails.

10. Cookies

Mijn website kan gebruikmaken van cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken of die helpen om het gebruik ervan te begrijpen.

Wanneer jouw toestemming voor bepaalde cookies nodig is, worden deze pas geplaatst nadat je toestemming hebt gegeven.

Je kan jouw cookievoorkeuren ook beheren via de cookie-instellingen op deze website.

11. Hoe bescherm ik jouw gegevens?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.

Digitale gegevens worden beschermd met toegangsbeveiliging en, waar beschikbaar, verificatie in twee stappen. Toegang tot cliëntgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor mijn dienstverlening.

12. Welke rechten heb je?

Je hebt volgens de privacywetgeving verschillende rechten. Zo kan je vragen welke persoonsgegevens ik over jou verwerk, gegevens laten verbeteren en in bepaalde gevallen vragen om gegevens te verwijderen of de verwerking ervan te beperken.

Je kan ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en hebt in bepaalde gevallen recht op overdracht van jouw gegevens.

Is een verwerking gebaseerd op jouw toestemming? Dan kan je die toestemming altijd intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@balancebyelke.be. Om jouw gegevens te beschermen, kan ik vragen om voldoende aan te tonen dat jij degene bent op wie de gegevens betrekking hebben.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

13. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer mijn dienstverlening, de gebruikte systemen of de toepasselijke regelgeving verandert.

De meest recente versie vind je altijd op deze website.

14. Vragen?

Heb je een vraag over jouw persoonsgegevens of dit privacybeleid?

Mail gerust naar info@balancebyelke.be.